Izzivi, s katerimi se soočamo
Svet ministrov Evropske unije vsako leto uradno imenuje evropske prestolnice kulture, do zdaj pa je naziv prejelo več kot 60 mest. Pojdi! Inštitut 2025 je bil ustanovljen za izvajanje dejavnosti, povezanih s pobudo Evropska prestolnica kulture. Dejavnosti in evidence, ki jih ustvarja, imajo velik regionalni, nacionalni in mednarodni pomen. Vendar pa zaradi kratkega trajanja projekta, tako GO! 2025 Zavod in izvajalec javne arhivske službe, Deželni arhiv Nova Gorica, imata omejen čas za zagotovitev ustreznega arhiviranja. To vključuje nadzor nad upravljanjem zapisov, ocenjevanje dokumentov in ohranjanje materialov, ustvarjenih v okviru projekta. Eden od ključnih izzivov je bil, da zaposleni, ki so sodelovali pri projektu, niso imeli predhodnih izkušenj z ohranjanjem arhivskega gradiva, pravnimi obveznostmi ali sodelovanjem s ponudniki javnih arhivskih storitev. Poleg tega zaposleni glede na intenzivnost projektnih dejavnosti in njihov kratek časovni okvir niso imeli možnosti dodatnega usposabljanja na področju varstva arhivskega gradiva. Na začetku projekta se tudi niso zavedali obsega in vrst zapisov, ki bodo ustvarjeni. Ključni vprašanji sta bili, kako pridobiti informacije, ki so pomembne za oceno zapisov, in kako izboljšati prakso upravljanja zapisov med ustvarjanjem zapisov, da bi dosegli cilj dolgoročne dostopnosti.
Inovativne rešitve
Deželni arhiv Nova Gorica je v sodelovanju z Arhivom Republike Slovenije (ARS) in s podporo pobude EK za e-arhiviranje razvil pristop za razvoj in izvajanje storitev na podlagi koncepta in smernic Arhiviranje po načrtu (AbD) Scan. To bi lahko služilo kot model za prihodnje evropske prestolnice kulture. Referenčna arhitektura e-arhiviranja je bila uporabljena za ponazoritev metodologije arhivom in ustvarjalcem podatkov, zlasti prek pogledov, povezanih z AbD. Izvajanje metode AbD Scan je vključevalo namenskega koordinatorja AbD Scan pri GO! 2025, arhivisti, direktor Pokrajinskega arhiva Nova Gorica, arhivar iz Arhiva Republike Slovenije in svetovalci iz EK eArhivske pobude. Kratki intervjuji so bili opravljeni s ključnim GO! 2025 zaposlenih in njihovega ponudnika informacijskih storitev za zbiranje operativnih vpogledov. Na podlagi teh informacij je Deželni arhiv Nova Gorica pripravil priporočila in smernice za izvajanje, da bi bile informacije še naprej najdljive, dostopne, berljive, razložljive, zanesljive in primerne za prihodnost.
Dosežene koristi
- Večja ozaveščenost o upravljanju zapisov in arhivskem arhiviranju: Kot novoustanovljeni inštitut, ki se osredotoča predvsem na izvajanje aktivnosti, GO! Leta 2025 se je priznala potreba po organizaciji upravljanja evidenc. V tem procesu je imela ključno vlogo metoda AbD Scan.
- Dolgoročna dostopnost in vključenost: Pobuda Evropska prestolnica kulture izpostavlja teme, ki so oblikovale regije na obeh straneh državne meje med Italijo in Slovenijo. Ti imajo širši mednarodni pomen, kot so vojna in mir, čezmejni kulturni prehodi (od tihotapljenja kulturnih zakladov do sodobnih tokov beguncev) in trajnost. Z izvajanjem priporočil in ukrepov se je izboljšala dostopnost informacij, in sicer ne le za državljane ene države, temveč tudi za državljane obeh držav. Pristop AbD je zagotovil, da so bili sprejeti ustrezni ukrepi za zagotovitev, da te informacije ostanejo trajnostno dostopne.
- Institucionalno opolnomočenje in interdisciplinarno sodelovanje: Sodelovanje med regionalnimi in nacionalnimi javnimi arhivi in GO! Leto 2025 je podprlo digitalno preobrazbo kulturnih ustanov. Služi kot model za učinkovito načrtovanje vodenja evidenc, ki zagotavlja ohranjanje arhivskega gradiva - in s tem kulturne dediščine - z aktivnim sodelovanjem različnih strokovnjakov že od samega začetka.
- Izmenjava znanja in usklajevanje dejavnosti na evropski ravni: Ohranjanje kulturne dediščine iz Evropske prestolnice kulture 2025, Nova Gorica – Gorica, prispeva k širši evropski kulturni krajini. Ker si naziv delita dve mesti v različnih državah, pobuda spodbuja mednarodno sodelovanje in izmenjavo znanja, da se zagotovi ustrezno ohranjanje evidenc. Ta pristop zagotavlja praktično in strokovno rešitev za druge kratkoročne projektne organizacije.
Model za uspeh
Pojdi! Pristop do leta 2025, ki se osredotoča na razvoj in izvajanje storitev na podlagi koncepta in smernic vgrajenega arhiviranja, bi lahko služil kot model za prihodnje evropske prestolnice kulture. Čeprav se lahko izvajanje med evropskimi državami razlikuje, je lahko načrtovanje dolgoročnega ohranjanja in dostopnosti že od samega začetka dragocen precedens za prihodnje projekte podobnega obsega.